Ab 2027 müssen Entgeltunterlagen elektronisch, strukturiert und revisionssicher geführt werden. Die bisherige Befreiungsmöglichkeit endet. Auch wer bereits digital ablegt, sollte jetzt prüfen, ob das reicht.
Die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen besteht seit 2022, bislang ließen sich Unternehmen auf Antrag befreien. Diese Möglichkeit läuft zum 31. Dezember aus. Rechtsgrundlage ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) und zuständig für die Betriebsprüfung ist die Deutsche Rentenversicherung. Betroffen sind damit alle Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtig Beschäftigten, unabhängig von Größe und Branche.
Eingescannte Dokumente gelten nicht automatisch als elektronisch geführt. Unterlagen müssen unveränderbar und revisionssicher archiviert, eindeutig Personen zugeordnet, vor unbefugtem Zugriff geschützt und im Prüfungsfall sofort vollständig abrufbar sein. Netzlaufwerke, eMail-Anhänge und isolierte HR-Tools erfüllen das selten. Was bislang als Ineffizienz galt, wird 2027 zum Compliance-Risiko.
Viele Unternehmen arbeiten bereits mit einer digitalen Personalakte. Doch digital ist nicht automatisch prüfungssicher. Entscheidend ist, ob Ihre heutige digitale Ablage die Pflicht ab 1. Januar 2027 erfüllt und einer DRV-Betriebsprüfung standhält. Wo Lücken bestehen, lohnt der Umstieg auf eine Lösung, die genau dafür gemacht ist.
Neue Systeme, überarbeitete Prozesse, geklärte Verantwortlichkeiten. Das einzurichten dist kein Wochenendprojekt. Wer abwartet, riskiert Zeitdruck, steigende Projektkosten und Unsicherheit bei Audits. Wer jetzt startet, macht aus der Pflicht einen echten Mehrwert, sagt die Haufe-Online Redaktion